Maak een persoonlijk bericht

Schrijf een mail gericht aan iemand of een paar mensen. Maar begin dus niet eerst met typen en bedenk daarna pas voor wie het eigenlijk bedoeld is. Je krijgt dan niet alleen een hele onpersoonlijke mail, maar je gaat ook automatisch mensen toevoegen aan de verzendlijst voor wie je denkt dat het interessant kan zijn. Ook is het leuk om eerst iets persoonlijks te vragen of te vertellen, voordat je van wal steekt met je zakelijke verhaal of vraag.

Doel voor ogen houden

Bedenk waarom je de mail schrijft en probeer deze reden in een paar zinnen samen te vatten. Niemand zit te wachten op een lang verhaal. Gebruik een opsomming of maak korte alinea’s met tussenkopjes. Als er acties nodig zijn, zet dit er dan duidelijk bij, inclusief de opleverdatum voor dit actiepunt. Af en toe kun je iets onderstrepen, vet maken of een kleur geven, maar doe dit niet te vaak.

Schrijf kort en bondig

Gebruik geen wollige taal, maar houd het concreet en duidelijk. De ontvanger zal je mail eerst snel scannen, en het is fijn als dan al direct helder is waar het om gaat. Zet dit onderwerp ook in de titel. Probeer de ander niet te imponeren met moeilijke woorden en zinnen. Zeg waar het op staat zonder onaardig te zijn, want dat is het laatste wat je wilt. Een mail is namelijk altijd afhankelijk van diegene die het leest en dus van zijn of haar intepretatie van jouw woorden. En die woorden kunnen wel eens heel anders overkomen dan jij bedoelde.

Geen cc naar iedereen

Nee, je hoeft niet aan de hele afdeling te laten weten dat je een half uur later komt, omdat je ruzie had met je vriend of je kind het vertikte om naar school te gaan. Meld dit alleen aan je manager of een collega die de boodschap overbrengt. Dit geldt ook voor ruzies die over de mail worden uitgevochten; zet niet je manager of nog erger, zijn/haar manager, in de cc! Als iedereen zo min mogelijk mensen in de cc zet, wordt het voor iedereen een stuk overzichtelijker en zijn we minder tijd achter onze pc kwijt.

Bijlagen meesturen

Stuur alleen bijlagen mee die jouw mail ondersteunen. Probeer in de mail goed aan te geven welke bijlagen er zijn en waarom. Zorg dat de bijlagen net zo duidelijk zijn als de mail zelf, want een goede mail met daarbij een onleesbare exceltabel in te klein lettertype maakt geen goede indruk. Als mensen lang bezig zijn om jouw bijlage goed in te stellen, helpt dit niet om een boodschap over te brengen. Het zorgt eerder voor irritatie of het negeren van je mail en bijlage.

Pas op met reminders

Het helpt niet om een reminder te sturen als je mail net een dag geleden verstuurd is. Of om er achter aan te bellen met de vraag of de mail die je tien minuten geleden hebt verstuurd echt goed is aangekomen. Je mag wel binnen twee dagen een antwoord verwachten als het een zakelijke mail betreft. Maar houd gemiddeld een werkweek aan voor je een reminder stuurt. Stuur ook altijd je vorige mail mee, zodat meteen duidelijk is waar het om gaat.